O que deve saber antes trocar de escritório de contabilidade

O que deve saber antes trocar de escritório de contabilidade

O setor financeiro é uma área delicada em qualquer empresa, e que demanda atenção plena de qualquer empreendedor. Ter a ajuda de um escritório de contabilidade é essencial para manter a regularidade fiscal e também para coordenar rentabilidade, fluxo de caixa e os orçamentos e receitas do seu negócio.

A escolha de um contador deve ser feita a dedo e se o serviço não agrada, assim como qualquer outro, é hora de ter uma renegociação ou mesmo trocar de fornecedor. Nesse momento o empresário pode ter algum receio, afinal, é um trabalhador que tem acesso direto a todas as suas contas. Confira algumas dicas de procedimento e do que considerar nessa escolha.

O que avaliar para decidir trocar ou não de contador?

Para saber se a substituição do fornecedor desse serviço é a melhor solução, é preciso analisar o conjunto do trabalho que o atual escritório fornece. Além disso, é importante contatá-los se o contrato não estiver sendo seguido ou se a atividade prestada não estiver no nível esperado. Às vezes, uma renegociação pode resolver a situação; caso as falhas e problemas continuem se repetindo, então a troca poderá ser melhor.

Alguns dos critérios relevantes para se observar incluem:

• Dificuldade de atendimento: A comunicação entre empresa e contabilidade é frequente e, por isso, o contador deve, na medida do possível, ser acessível. Isso inclui atender telefonemas e responder mensagens e e-mails com dúvidas e problemas. Claro que ocasionalmente ele pode estar ocupado com outras pendências, mas se for constante e ele não procurar retornar, é motivo de alerta.
• Qualidade do serviço: Receber um trabalho bem-feito é essencial na contabilidade. Afinal, é com ela que toda a empresa vai se pautar para determinar orçamentos e realizar projetos. Se dão soluções insatisfatórias aos problemas, perdem documentos confidenciais, não cumprem os prazos e só trabalham na base da cobrança, então a qualidade é insuficiente.
• Conhecimento atualizado: Mesmo que seu serviço funcione, às vezes o método utilizado não é adequado, por falta de procura por novas ferramentas da área. Isso é relevante porque, no fim, afetará a eficiência do seu trabalho. E se o profissional não busca novos aprendizados e tecnologias da própria área pode demonstrar falta de empenho e atrasar o seu negócio.

Como proceder na mudança de escritório de contabilidade?

Ao decidir pela troca, existem alguns procedimentos a serem feitos para que o processo aconteça corretamente. Primeiro releia o contrato para saber sobre as cláusulas para taxas e prazos em caso de rescisão antecipada. Em geral eles pedem 30 dias para finalizarem os processos e devolverem os documentos, então avise-os com antecedência formalmente, explique os motivos e pergunte sobre os dados legais necessários. Será necessário que você assine alguns documentos de distrato e transferência de responsabilidade – é importante que leia atentamente e tire todas as dúvidas nesse processo.

Em seguida, na busca por um novo escritório, use a experiência anterior de base e tenha cautela na nova escolha. Busque referências e indicações, faça visitas ao escritório e também convide o contador a visitar a sua empresa para que saibam sobre o modo de operação e as informações que vão lidar. Discuta o contrato atentamente – pergunte sobre valores, documentos, serviços, questões de sigilo, entre outras cláusulas para não ter desacordo no futuro. Por fim, registre oficialmente a transferência de toda a documentação fiscal e contábil, e solicite o levantamento da regularidade fiscal para atestar a regularidade da empresa.

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